بررسی استاندارد ISO 21500:2021
پیش از آن که به ادامه سلسله مقالات مقایسه ایزو 21500 و راهنمای PMBOK بپردازیم، ابتدا نگاهی اجمالی به ویرایش جدید استاندارد ISO 21500:2021 می اندازیم.
همانطور که پیش‌تر گفته شد، ساختار ISO 21500:2012 فرایند محور بوده و تحت عنوان «راهنمایی برای مدیریت پروژه» منتشر می شد. و یکی از منابع اصلی مشاوره مدیریت پروژه به شمار می‌رود. سرفصل‌های استاندارد به شرح زیر بوده است:
- محدوده استاندارد
- اصطلاحات و تعاریف
- مفاهیم مدیریت پروژه
- فرایندهای مدیریت پروژه
عنوان های اصلی و زیر فهرست های استاندارد در سال 2012 در شکل زیر نشان داده شده است.
رویکرد مؤسسه بین المللی استاندارد در ویرایش جدید استاندارد تغییر کرده و با خانواده استاندارد ایزو 21500 مواجه هستیم که تحت عنوان کلی «مدیریت پروژه، طرح و پورتفولیو» و شامل استانداردهای اصلی زیر و چند منبع تکمیلی دیگر منتشر می‌شود و برای مشاوره ایزو 21500 استفاده می‌شود:
| ISO 21500:2021 | بستر و مفاهیم | Project, programme and portfolio management — Context and concepts |
| ISO 21502:2020 | راهنمای مدیریت پروژه | Project, programme and portfolio management — Guidance on project management |
| ISO 21503:2022 | راهنمای مدیریت طرح | Project, programme and portfolio management — Guidance on programme management |
| ISO 21504:2022 | راهنمای مدیریت پورتفولیو | Project, programme and portfolio management — Guidance on portfolio management |
| ISO 21505:2017 | راهنمای حکمرانی | Project, programme and portfolio management — Guidance on governance |
بدین ترتیب در ویرایش جدید، استاندارد ایزو 21502، به مدیریت پروژه پرداخته و نسخه توسعه یافته ویرایش 2012 ایزو 21500 است. در ادامه به معرفی مباحث موجود در ویرایش سال 2021 استاندارد ISO 21500 می پردازیم.
ISO 21500:2021 مدیریت پروژه، طرح و پورتفولیو- بستر و مفاهیم
استاندارد همان طور که از نامش پیداست وارد جزئیات نشده و به مفاهیم کلی مدیریت پروژه، طرح و پورتفولیو می پردازد که مبنای مشاوره مدیریت پروژه به حساب می‌آیند:
- محدوده استاندارد
- مآخذ اصلی
- اصطلاحات و تعاریف
- مفاهیم مدیریت پروژه، طرح و پورتفولیو
- استانداردهای مدیریت پروژه، طرح و پورتفولیو
فصل 4. مفاهیم مدیریت پروژه، طرح و پورتفولیو
استاندارد ISO 21500:2021 بر بستری همه جانبه که تحت حاکمیت و مدیریت پروژه ها، طرح ها و پورتفولیوها جاری است بنا شده است، تا پروژه ها، طرح ها و پورتفولیوها به همراه عملیات (Operation)، که بصورت مستمر جاری است، برای تحویلِ ارزش بصورت یکپارچه مدیریت شوند. نسبت مواردی که ذکر شد در محیط سازمان و محیط خارجی در دیاگرام زیر مشخص شده است.
استراتژی در سازمان بر مبنای مأموریت و چشم اندازِ سازمان و عوامل محیطی داخلی و خارجی سازمان استقرار می یابد که در فرایند مشاوره ایزو 21500 به آن پرداخته می‌شود. اهداف استراتژیک سازمان با اجرای پروژه ها، طرح ها و فعالیت های عملیاتی و یا با ترکیبی از آن‌ها به دست می آید. از این رو برخی عوامل مؤثر در انتخاب پروژه ها و طرح ها عبارتند از:
- هزینه ها در برابر منافع
- انواع مختلف منافع
- سطح قابل قبول ریسک و مواجهه با ریسک
- همسویی با اهداف استراتژيک
- در دسترس بودن منابع
- زمان تحقق هزینه ها و منافع
و سازمان برای مقاصد زیر می‌تواند از مدیریت پورتفولیو استفاده کند:
- برنامه ریزی و تخصیص منابع و زمانبندی تحقق منافع
- ارزیابی و کاهش مواجهه با ریسک‌های کلی
- همراستا کردن زمان بندی پروژه ها، طرح ها و سایر کارهای مرتبط
- کمک به سازمان برای اینکه بتواند در انتخاب، اولویت بندی و اختتام پروژه‌ها، طرح‌ها و کارهای مرتبط تصمیماتی پویا و هوشیارانه بگیرد.
فرصت ها و تهدیدهای که در مشاوره ایزو 21500 در نظر گرفته می‌شود، از منظر استراتژیک در نمودار زیر مشخص شده است:
برای مدیریت و حکمرانی یکپارچه پروژه ها، طرح ها و پورتفولیوها باید به مفاهیم زیر توجه داشت:
- همسویی استراتژیک
- توجیه پذیری مداوم
- چارچوب کاری متناسب
- ارتباطات و مشارکت ذی نفعان
- مدیریت و طرح ریزی مناسب
- بهبود مستمر
فصل 5. استانداردهای مدیریت پروژه، طرح و پورتفولیو
مؤسسه ایزو علاوه بر استانداردهای اصلی که در جدولی در مقدمه مقاله معرفی شد، استانداردهای پشتیبان نیز در نظر گرفته است. ساختار کلی و همپوشانی استانداردها در دیاگرام زیر مشخص شده است:
استاندارد ISO 21500:2021 مزایای متعددی برای استفاده از هر کدام از استانداردهای اصلی بر شمرده است که به عنوان نمونه به چند مورد از هر کدام اشاره می‌کنیم:
| استاندارد | مزایای استفاده از استاندارد |
| ISO 21502:2020
مدیریت پروژه |
· پیشبرد فرصت ها برای تبدیل ایده ها به اقلام تحویلی، خروجی ها، نتایج و منافع
· تقویت قدرت سازمانی از طریق اجرای پروژه · امکان مدیریت یکپارچه برنامه ریزی، منافع، محدوده، منابع، زمان بندی، هزینه، ریسک، مسائل، کنترل تغییر، کیفیت، مشارکت ذینفعان، ارتباطات، تغییرات سازمانی و اجتماعی، گزارش، اطلاعات و اسناد، تدارکات، درس آموخته ها و سایر شیوه های مدیریتی پروژه ها |
| ISO 21503:2022
مدیریت طرح |
· شروع و هماهنگی پروژه ها برای دستیابی به نتیجه مطلوب
· حفظ نظارتِ مستمر بر پروژه هایی که با هم، برای رسیدن به نتیجه مطلوب نقش دارند. · تقویت مزیت استراتژیک و ایجاد تغییرات پایدار |
| ISO 21504:2022
مدیریت پورتفولیو |
· گزینش پروژه ها و طرح ها برای کمک به تحقق استراتژی و اهداف سازمانی مورد توافق
· ایجاد و همسویی پروژه ها، طرح ها و پورتفولیوها با اهداف استراتژیک سازمان · بهبود همسوییِ استراتژی و اقلام قابل تحویل، خروجی ها و نتایج از طریق مدیریت ارزش و منافع. |
| ISO 21505:2017
حکمرانی |
· روشن کردن مسئولیت پذیری
· برقراری شفافیت · بهبود تعامل با ذینفعان داخلی و خارجی |
ملاحظات سازمانی برای انتخاب استاندارد مناسب
به کار بردن هر کدام از استانداردها در یک سازمان مشخص به عوامل متعددی وابسته است، مانند اهداف استراتژيک، محیط داخلی و خارجی سازمان، ساختار حاکمیتی سازمان، رویکردهای مدیریتی و مواردی دیگر که در متن استاندارد به آن ها اشاره شده است. مشخصا در مسیر مشاوره مدیریت پروژه متناسب با نیاز سازمان هر کدام از عوامل بصورت مشخص و دقیق بررسی و تحلیل می‌شوند.
منابع: