بررسی استاندارد ISO 21502:2020 بخش ششم- فعالیت‌های پیشا پروژه
در سلسله مقالات بررسی ایزو 21502، شیوه های مدیریت یکپارچه پروژه (Integrated project management practices) را آغاز کردیم و به چرخه حیات پروژه پرداختیم. برای آغاز هر پروژه می بایست فعالیت هایی در سازمان انجام شود، این وظیفه بر عهده سازمان حامی است و خارج از چهارچوب پروژه محسوب می‌شود. پس از آغاز پروژه و تا پایان آن، هدایت پروژه توسط حامی صورت می‌گیرد.
فعالیت های پیشا پروژه- Pre-project activities
این فعالیت ها برای این انجام می شوند که سازمان حامی تأیید کند پروژه ارزشِ آغاز دارد. و پیش از تصمیم گیری انجام می‌شوند. در مشاوره ایزو 21500 بر اساس استراتژی سازمانی یا الزامات کسب و کار، نیازها و فرصت ها شناسایی شده، ارزیابی می شوند تا مدیریت ارشد، مانند مدیریت سازمانی، مدیریت پورتفولیو یا مدیریت برنامه، بتواند پروژه های بالقوه ای را شناسایی کند که می توانند نیازها و فرصت ها را به منافع محقق شده تبدیل کنند. این نیازها و فرصت ها می توانند تقاضای جدید بازار، نیاز سازمانی فعلی یا الزام قانونی جدیدی را برطرف کنند. نیازها و فرصت ها باید قبل از مجوز رسمی برای شروع یک پروژه جدید ارزیابی شوند.
اهداف، منافع، منطق و سرمایه‌گذاری پروژه باید با جزئیاتِ کافی توجیه و مستند شده باشد تا بتوان در مورد شروع پروژه تصمیم گرفت. اسناد مذکور که در مشاوره ایزو 21500 نیازمند بررسی است، برای اولویت بندی نیازها و فرصت ها استفاده می شود:
الف) برخی از جنبه های استراتژی یا طرح کسب و کار؛
ب) نیازهای سطح بالاتر برنامه یا پورتفولیو ؛
ج) نیازهای مشتری
هدف از چنین توجیهی که در اسنادی مانند سند اولیه کسب و کار، خلاصه پرونده (brief) یا پروپوزال تهیه می‌شود، اخذ تعهد و مجوز سازمانی برای سرمایه گذاری در پروژه انتخابی همراه با درک محدودیت ها، ریسک ها و مفروضات است. در مشاوره مدیریت پروژه و برای راهبری مناسب پروژه به سازمان همراهی می‌شود تا با ارزیابی های انجام شده مشخص شود که پروژه در چه سطحی (سازمان، پورتفولیو یا طرح) انجام خواهد شد. معیارهایی مانند معیارهای کمی، کیفی، مالی، همسویی با استراتژی، پایداری و تأثیرات اجتماعی و محیطی در ارزیابی لحاظ می شوند و این معیارها متناسب با سازمان ها، پورتفولیو‌ها، طرح ها و پروژه های مختلف متناسب با بستر تغییر می‌کنند.
سازمان حامی پیش از صدور مجوز برای شروع پروژه باید موارد زیر را انجام دهد:
- حامی و مدیر پروژه را مشخص کرده، اختیارات و وظایف اولیه آن‌ها را معین کند.
- ساختار و ترتیبات اولیه حاکمیت را مشخص کند.
- توان سازمان برای تأمین منابع و بودجه برای کل پروژه یا حداقل برای فاز اول را اعلام کند و نشان دهد که قادر به تأمین مابقی بودجه برای تکمیل پروژه است.
برای تبیین بهتر در مشاوره مدیریت پروژه علاوه بر ایزو 21500 و درک بهتر فعالیت های پیشا پروژه به منابع دیگری نیز ارجاع می‌شود. از این رو در ادامه درباره گزینش پروژه ها از منظر رادنی ترنر در کتاب راهنمای جامع مدیریتِ پروژه محور نگاهی می‌اندازیم. برنامه ریزی کسب وکار، به شناسایی چندین پروژه بالقوه منجر می شود. معمولاً منابع کافی برای سرمایه گذاری در همۀ آن ها وجود ندارد، لذا سازمان باید پروژه هایی با بیشترین منفعت را در اولویت قرار دهد. ترنر دو فرایند برای مدیریت مبتنی بر پروژه ها در نظر می گیرد، یکی فرایند پروژه و دیگری فرایند مدیریت.
فرایند پروژه: مراحلی که از درون آن ها حرکت می‌کنیم و ما را از منشأ اولیه یک ایده به جایگاهی می رساند که در آن تسهیلاتی در حال کار داریم که منفعت ما را تأمین میکند. نمی توان یک دفعه از مرحله ظهور ایده به مرحلۀ انجام کار رفت؛ ابتدا بایستی داده ها را جمع آوری کرد و سپس توجیه پذیری پروژه در هر مرحله اثبات و پروژه به طور مؤثری زیست پذیر شود، تا بتوان نسبت به تأمین منابع برای مرحله بعدی متعهد شد.
گزینش پروژه از منظر ترنر
فرایند های ارزیابی در چند مرحله از چرخه حیات پروژه با افزایش دقت اطلاعات تکرار می‌شود. در پایان مرحله مفهومی (concept) دقت براورد ممکن است ٪50± باشد که طیف وسیعی برای برآورد ارزش احتمالی پروژه به دست می دهد. در پایان امکان سنجی، فرایند ارزیابی تکرار می‌شود، ولی اکنون دقت برآوردهای هزینه و منفعت ٪20± است که طیف محدودت ری برای برآوردهای ارزش پروژه فراهم می کند. اگر پروژه هنوز ارزشمند به نظر بیاید، مقدار منابع بیشتری به طراحی اختصاص می یابد. در شکل فوق میزان هزینه برای هر مرحله نیز مشخص شده است.
چرخه حیات پروژه از منظر ترنر مطابق شکل زیر است و می‌توان مراحل پیشا پروژه را به همراه ارتباط پروژه با بهره برداری ملاحظه کرد:
در پایان طراحی، برآوردها تقریبا با دقت 10 % خواهند بود که طیف مقبولی برای برآورد ارزش به دست می دهد و سازمان می تواند برای اجرای پروژه متعهد شود. اگر سازمان پروژه های پیشنهادی متعددی داشته باشد، در این مرحله ممکن است در ارزیابی پورتفولیو قرار بگیرد. بدین ترتیب هر پروژه نه تنها جداگانه ارزیابی می‌شود، بلکه با پروژه‌های دیگر پورتفولیو نیز مقایسه و ارزیابی می‌شود. پروژه در مراحل بعدی نیز مجددا بازبینی می شود تا سازمان درباره ادامه دادن یا لغو آن تصمیم گیری کند که در مسیر مشاوره مدیریت پروژه به این موارد تأکید می شود.
منابع:2