بررسی استاندارد ISO 21502:202 بخش ششم- نظارت و هدایت پروژه
پیش از آن که وارد فعالیت های داخل پروژه شویم، به بررسی نظارت و هدایت پروژه می پردازیم که فراتر از اختیارات مدیر پروژه و تیم پروژه است. زیرا همانگونه که در مشاوره مدیریت پروژه تأکید می شود، پروژه ها در بسیار موارد به دلیل عواملی که خارج از آن هاست دچار بحران شده یا شکست می خورند.
نظارت بر پروژه – Overseeing a project
هدف از نظارت بر پروژه این است که سازمان حامی متقاعد شود که تیم پروژه همچنان قادر به دستیابی به اهداف پروژه است، پروژه همچنان نیازهای سازمان و انتظارات ذینفعان را برآورده می کند و ریسک ها در سطح قابل قبولی هستند.
نظارت برای موارد زیر انجام می‌شود:
الف) مشارکت در تصمیم گیری های کلیدی
ب) گزارش گیری دوره ای
ج) بررسی تعهدات و ممیزی‌ها
د) تداخلات موردی و ارجاعات موردی به مقام‌های بالاتر
بسیاری از تصمیمات سطح بالاتر از پروژه به حامی پروژه واگذار می‌شود، با این حال بهتر است مدیریت ارشد در سازمان حامی در برخی موارد تصمیم گیری کند. تصمیمات متاثر از عوامل خارج از پروژه، مانند اقتصاد، پایداری اجتماعی و زیست محیطی و در دسترس بودن بودجه یا منابع تنها در سطوح ارشد قابل اتخاذ هستند زیرا بر سایر پروژه ها و کارها اثرگذارند. سازمان حامی باید حامی پروژه را در زمینه گسترده تر پروژه به روز نگه دارد و در صورت نیاز یا در صورت درخواست، راهنمایی و هدایت کند. در مشاوره ایزو 21500 اشاره کردیم که سازمان حامی باید حامی پروژه را قادر سازد تا زمان کافی برای انجام موثر مسئولیت های خود داشته باشد.
هدایت پروژه – Directing a project
در مقالات پیشین که از ضروریات مشاوره مدیریت پروژه نام بردیم نشان داده شد که پروژه باید همواره توجیه پذیر باشد و بتواند ادامه یابد. حامی پروژه تحت نظارت و پشتیبانی هیئت پروژه باید موارد زیر را تأیید کند:
- نیاز سازمانی مشخص شده است، چشم اندازها و اهداف با فرضیات استراتژیک همسو شده‌اند و معیارهای سنجش موفقیت پروژه تعیین شده اند.
- برای پروژه توجیه‌پذیری مستمر وجود دارد و سند کسب و کار (Business Case) به روزرسانی می شود. بر اساس مشاوره ایزو 21500 حاکمیت سازمان در صورت لزوم این کار را به عهده می‌گیرد.
- راه حل برای خروجی ها، نتایج و منافع مورد انتظار، نیازهای سازمان را برآورده می کند.
- از منابع مناسب و کارآمد استفاده می شود.
- کار زمانی که برای سازمان توجیه پذیر نباشد، خاتمه می یابد.
موارد فوق از وظایف هیئت پروژه و حامی پروژه است که در مقاله سازمان پروژه و نقش‌ها به آن پرداخته شده است.
در ادامه، به نگاه فرایندی به پروژه از منظر رادنی ترنر در کتاب راهنمای مدیریت پروژه محور می‌پردازیم، ترنر پروژه را فرایندی ۵ مرحله ای در نظر می‌گیرد:
- مفهومی- Concept: این مرحله در واقع زمانی صرف نمی کند و تقریباً فقط یک رویداد کلیدی و یک بازبینی پایان مرحله در همان ابتداست تا بتوان برای انجام مرحله امکان سنجی پروژه تصمیم گیری کرد.
- امکان سنجی- Feasibility: در این مقطع، مبلغ اندکی برای جمع آوری داده ها و به منظور امکان سنجی فنی و بازرگانی این طرح مفهومی صرف می شود که اجازه می دهد تا دقت این برآوردها بهبود یابد.
- طراحی-Design: اکنون طراحی سیستم ها انجام و بر پایه آن، برآورد تصویب تدوین می شود. برمبنای برآورد تصویب، می توان برای انجام کار پروژه و تحویل تسهیلات جدید، خروجی پروژه، تأمین مالی را انجام داد. تصمیم سرمایه گذاری در بازبینی پایان مرحله اتخاذ می شود.
- اجرا- Execution: کار اصلی پروژه برای تحویل تسهیلات انجام می شود. در آغاز این مرحله، طراحی تفصیلی برای تهیه برآورد کنترل انجام می گیرد.
- اختتام- Closeout: کار پروژه پایان می یابد و تمام کارهای پایانی باقی مانده تکمیل می شود. تسهیلات جدید آزموده و راه اندازی می شود به گونه ای که برای ایجاد قابلیت های جدید، خروجی پروژه به کار می افتد.
این تقسیم بندی که پیش تر و در مقاله فعالیت های پیشا پروژه به آن اشاره شده و در مشاوره مدیریت پروژه به آن تأکید می شود، اهمیت نقشِ سازمان، ضرورتِ نظارت و هدایت پروژه ها در تمامی مراحل را نشان می دهد. سه مرحله از ۵ مرحله برای اینکه سازمان برای سرمایه گذاری در پروژه تصمیم بگیرد انجام می شود.
حیات سرمایه گذاری با پروژه شروع می شود و در خلال مراحل بهره برداری، حفظ و نگهداری و اتمام بهره برداری پیش می رود. بنابراین، فرایند پروژه، درون فرایندی برای حصول ثمره پروژه جای می گیرد و ثمره هم درون فرایندی برای حصولِ تأثیر پروژه قرار می گیرد.
پس از این مراحل و تمرکز بر سازمان و فعالیت های پیشا پروژه که در چند مقاله اخیر به آن ها پرداخته شد، می توانیم پروژه را آغاز کنیم. در مقالات بعدی وارد حیطه عملکردی مدیریت پروژه خواهیم شد.
منابع:
- استاندارد ISO 21502:2020
- راهنمای مدیریت پروژه محور، رادنی ترنر، ترجمه دکتر محمد حسین صبحیه