بررسی استاندارد ISO 21502:2020 بخش سوم- سازمان پروژه و نقش ها
پیش تر به مفاهیم مدیریت پروژه و همچنین حکمرانی از منظر استاندارد ایزو 21502 پرداختیم.
فصل چهارم استاندارد با بررسی سازمان پروژه و نقش های آن و در نهایت شایستگی کارکنان پروژه به پایان می‌رسد.
سازمان پروژه:
سازمان پروژه ساختاری موقتی است که نقش ها، مسئولیت ها و اختیارات را در پروژه تعریف می کند. افراد با نام به نقش های مشخص در سازمان پروژه تخصیص داده می شوند. سازمان پروژه باید:
- سطوح گزارش دهی واضح و روشنی داشته باشد.
- توسط حامی پروژه یا هیئت پروژه تایید شده باشد.
- به همه افراد درگیر در پروژه اطلاع رسانی شده باشد.
سازمان پروژه باید برای هر یک از افراد با جزئیات کافی تعریف شود تا هر فرد نقش و مسئولیت خود و سایر افرادی که با آنها کار می کند درک کند. در جریان مشاوره مدیریت پروژه برای طراحی و اجرای سازمان پروژه، جنبه های غیر رسمی مدیریت پروژه مانند فرهنگ سازمان و انگیزه و هماهنگی اعضای تیم پروژه نیز در نظر گرفته به سطوح مهارت ها و رفتارهای بین فردی توجه می‌شود.
هر فرد می تواند چندین نقش در پروژه بر عهده داشته باشد اما حامی پروژه به دلیل تعارض منافع نمی تواند همزمان یکی از نقش‌های مدیر پروژه، سرپرست بسته کاری یا عضو تیم پروژه را به عهده گیرد.
سازمان پروژه می‌تواند شامل مشتری یا نماینده مشتری و همچنین تأمین کنندگان نیز باشد. همچنین ممکن است سازمان پروژه در خلال فازهای مختلف تغییر یابد.
نقش ها و مسئولیت ها در سازمان پروژه:
سازمان حامی
سازمان حامی به عنوان یک مرجع سطح بالاتر عمل کرده، جهت گیری و منابع را برای هیئت پروژه یا حامی پروژه مشخص می کند، به خطرات و مسائلی که بالاتر از اختیارات هیئت پروژه یا حامی پروژه است رسیدگی کرده، تصمیم گیری می‌کند. مخاطب اصلی مشاوره ایزو 21500 سازمان حامی است.
هیئت (حاکمه) پروژه
در صورت نیاز، وظیفه کمک و راهنمایی به حامی پروژه را بر عهده دارد. این نقش در سازمان ها و پروژه های مختلف یکسان نیست. به عنوان مثال، هیئت پروژه می تواند شامل موارد زیر باشد:
- بخشی از بدنه حکمرانی و نماینده مرجع سطح بالاتری باشد که حامی پروژه در برابر آن پاسخگو است.
- یا برای ارائه مشاوره‌های سطح بالا و به ریاست حامی پروژه تعریف شده باشد.
- اگر پروژه توسط چند سازمان انجام می‌شود، هر کدام از سازمان‌ها می‌توانند در هیئت حاکمه نماینده داشته باشند. توجه به زاویه نگاه سازمان به پروژه و اهمیت آن در مشاوره ایزو 21500 بررسی و تعیین می شود.
حامی پروژه
حامی پروژه مقامی ارشد، معمولا از اعضای هیئت مدیره سازمان است، دستیابی به اهداف پروژه، ارائه خروجی ها و دستاوردها و همچنین تحقق منافع مورد نیاز از مسئولیت‌های این نقش به شمار می‌رود. حامی پروژه، مالک یا مدافع سند کسب و کار است، و باید در برابر حکمرانی پروژه پاسخگو باشد.
تضمین کننده پروژه:
پاسخگویی در باره ممیزی، بازنگری و تضمین، به عهده حامی پروژه است. ممکن است این وظایف به فرد دیگری به جز مدیر پروژه و اعضای تیم پروژه واگذار شده و نقش تضمین کننده پروژه تعریف شود.
مدیر پروژه:
مدیر پروژه در قبال حامی پروژه و هیئت پروژه پاسخگو است و باید پروژه را بر پایه محدوده مشخص شده به پایان رسانده و اعضای تیم را راهبری و مدیریت کند. بخش زیادی از محتوای مشاوره مدیریت پروژه به وظایف مدیر پروژه اختصاص می یابد. برخی از وظایف دیگر مدیر پروژه:
دفتر پروژه
در صورت نیاز به دفتر پروژه، نقش و وظایف آن باید به روشنی تعیین شود. دفتر پروژه برای پشتیبانی از مدیر پروژه و تیم پروژه می تواند مجموعه فعالیت های متنوعی به عهده بگیرد که شامل مواردی مانند تجزیه و تحلیل، تعریف و انجام امور حکمرانی، استاندارد سازی روش ها و فرایندها، آموزش مدیریت پروژه است. و در سطحی دیگر می تواند مانند دفتر مدیریت طرح یا پورتفولیو نیز فعالیت کند. یکی از موارد مهم در مشاوره مدیریت پروژه، بررسیِ نیاز سازمان به دفتر پروژه است. دفتر مدیریت پروژه یا دفتر پشتیبانی پروژه، نام‌های دیگری است که به دفتر پروژه اطلاق می شود.
سرپرست بسته کاری
به مدیر پروژه پاسخگو است و وظیفه اش رهبری، مدیریت و ارائه خروجی ها یا نتایج معین در بسته کاری است. سرپرست بسته کاری یا رهبر تیم می تواند بخشی از سازمان حامی یا از یک سازمان دیگر مانند پیمانکار باشد.
- تأیید بسته های کاری با کیفیت مورد نیاز، طبق برنامه زمانی و بودجه
- مشارکت و بررسی اسناد مدیریتی،
- برنامه ریزی، نظارت، پیش بینی و گزارش پیشرفت کار در برابر طرح و برنامه بسته کاری
- کنترل تغییرات در حوزه کاری و درخواست مجوز برای تغییراتی که خارج از اختیارات آنها است
موارد فوق بخشی از وظایف سرپرست بسته کاری است. طبق استاندارد ایزو 21502 مدیر پروژه می تواند نقش سرپرست بسته کاری را بر عهده بگیرد.
تیم پروژه
اعضای تیم پروژه فعالیت های پروژه را انجام می‌دهند و برای تکمیل فعالیت های محول شده، اقلام قابل تحویل به سرپرست بسته کاری یا مدیر پروژه پاسخگو هستند.
ذی نفعان پروژه
ذینفعان پروژه افراد، گروه ها یا سازمان هایی هستند که به پروژه علاقمندند یا می توانند و حتی تصور می کنند بر آن تأثیر گذاشته یا از آن تأثیر می پذیرند. ذینفعان پروژه می توانند داخلی یا خارجی پروژه و سازمان باشند. موفقیت پروژه ها به رضایت ذی نفعان پروژه وابسته است و همواره جزو تأکیدات اصلی و پایه ای در مشاوره مدیریت پروژه است.
منابع: