بررسی استاندارد ISO 21502:2020 بخش چهارم- پیش نیازهای رسمیت یافتن پروژه
پروژه ها در سازمان ها هم بصورت رسمی و هم غیر رسمی انجام می شوند. هر سازمانی پیش از شروع پروژه می بایست محیطی برای اجرا، حفظ و بهبود مدیریت پروژه در نظر بگیرد. محیط پروژه یا محیط مدیریت پروژه معمولا در سازمان های مختلف یکسان تعریف نمی شود.
پیش‌تر در باره محیط پروژه از منظر استاندارد 21502 توضیح داده، سازمان پروژه را معرفی کردیم.
در مشاوره مدیریت پروژه و پیش از رسمیت دادن به پروژه موارد زیر مشخص می‌شود:
- تنوع، اندازه، فراوانی و پیچیدگی پروژه های فعلی و آینده؛
- تأثیرات مثبت و منفی آن ها بر سازمان، مانند تأثیرات بر اهداف استراتژیک، چشم انداز، مأموریت و سایر ملاحظات سازمانی.
- آماده کردن سازمان برای اجرای مدیریت پروژه شامل الزامات منابع انسانی و ساختار سازمانی ضروری، سیستم ها و تغییرات فرآیندی.
- تأثیرات بر مشتریان و سایر ذی نفعان
ملاحظات در راه اندازی مدیریت پروژه
استقرار رسمی نظام مدیریت پروژه در یک سازمان باید به عنوان یک پروژه، طرح یا بخشی از یک پورتفولیو مدیریت شده، عوامل زیر در آن لحاظ شود:
الف) نیازهای شناسایی شده و منافع حاصل از مدیریت رسمی پروژه؛
ب) قابلیت یکپارچگی و همسو کردن سایر کارهای مرتبط با اهداف استراتژیک و تجاری؛
ج) ظرفیت پذیرشِ تغییرات لازم در حاکمیت، ساختار و فرهنگ سازمانی.
د) ظرفیت منابع سازمان برای اعمال تغییرات،
ه) تأثیرات بالقوه بر ذینفعان داخلی و خارجی؛
و) توانایی کار در فراسوی مرزهای سازمانی؛
ز) در دسترس بودن شایستگی های مورد نیاز برای اجرای رویکرد در پروژه های آینده.
ح) تأثیرات بر بودجه ها، ریسک های شناسایی شده، برنامه ها و الزامات فعالیت های جاری و برنامه ریزی شده سازمان.
بهبود مستمر محیط مدیریت پروژه
بهبود مستمر به دنبال تأیید و حفظ سازگاری، کفایت، اثربخشی و کارایی مداومِ مدیریت پروژه در سازمان است، و مدیران ارشد سازمان باید برای تحقق آن تسهیل‌گری کرده، به عنوان بخشی از توصیه های مشاوره ایزو 21500 در صورت نیاز اقدامات زیر را در نظر بگیرند:
الف) ایجاد یک فرآیند ارزیابی برای چارچوب مدیریت پروژه سازمان با تأکید بر تأیید همسویی با استراتژی، اهداف تجاری و عملیاتی سازمان، و به همراه درس آموخته ها و پیاده سازی آن ها
ب) ارزیابی اثربخشی چارچوب مدیریت پروژه و حاکمیت
ج) پیاده سازی بهبودهای شناسایی شده و مورد توافق
د) تعیین و اولویت بندی بهبودها و تنظیماتی که باید اجرا شوند
ه) جمع آوری و اجرای درس آموخته ها برای منافع پروژه های فعلی و آینده
و) توسعه مهارت های مدیریت پروژه برای کارکنان از طریق آموزش (education)، کارآمورزی (training) و راهبری (mentoring)
ارزیابی پیشرفت مدیریت پروژه در مسیر مشاوره مدیریت پروژه همچنین می‌تواند برای بهبود مستمر چارچوب‌ها، روش‌ها و تکنیک‌های مدیریت پروژه اطلاعات مفیدی در اختیار سازمان قرار دهد.
مدیریت ارشد، واحد تضمین کیفیت یا دفتر پروژه باید برای ارزیابی دوره ای رویکرد و جدول زمانی تدوین کند تا:
- توسعه مستمر فرآیندها، روش‌ها و تکنیک‌های مدیریت پروژه را تسهیل کند و
- ارزیابی منظم بلوغ مدیریت پروژه در سازمان را فراهم کند.
- شامل ارتباط با افرادی شود که در نحوه اجرای مدیریت پروژه در سازمان تحت تأثیر هر گونه تغییر قرار می گیرند.
به عنوان اصلی کلیدی در مشاوره مدیریت پروژه ضروری است در هر ارزیابی با حامیان پروژه، مدیران پروژه و تیم های آنها نیز مشورت شود.
همسویی با فرآیندها و سیستم های سازمانی
چارچوب حکمرانی پروژه ها باید با سایر فرآیندها و سیستم های سازمانی، به شرح زیر همسو باشد:
در جریان همسوسازی شیوه ها و سیستم های مدیریت پروژه، و از بخش‌های مشاوره ایزو 21500 موارد زیر نیز باید در نظر گرفته شود:
- ساختارهای کارکردی و فیزیکی یا سایر ساختارهای غالب سازمانی
- رویه‌ها، فرآیندها، طرح‌ها و سیستم‌های ناسازگار
- روش ها و چرخه های ارتباطات
- فراهمی و دسترسی به فناوری
- بستر عملیات در سازمان
- تعادل و بهینه سازی ویژگی های اجتماعی، اقتصادی و محیطی
- سیستم های اداری و صلاحیت قانونی
- الزامات پایداری و نظارت
تاکنون مفاهیم اساسی مدیریت پروژه و پیش شرط‌های رسمی شدن مدیریت پروژه در سازمان را بررسی کردیم. در ادامه مقالات بررسی ایزو 21502 به شیوه های مدیریت پروژه یکپارچه خواهیم پرداخت.
منابع: