بررسی استاندارد ISO 21502:2020 بخش پنجم- شیوه های مدیریت پروژه یکپارچه
در مقالات پیشین دو فصل چهارم و پنجم از استاندارد ایزو 21500 ویرایش سال 2020 را مرور کردیم. در این مقاله به بررسی فصل ششم، شیوه‌های مدیریت یکپارچه پروژه (Integrated project management practices) می‌پردازیم.
فصل چهارم- مفاهیم مدیریت پروژه در سه بخش، بخش اول- مفاهیم مدیریت پروژه، بخش دوم- حکمرانی پروژه و بخش سوم- سازمان پروژه و نقش ها
فصل پنجم- پیش نیازهای رسمیت یافتن پروژه
شیوه‌های مدیریت یکپارچه پروژه به رویه‌هایی می پردازد که باید در هنگام اجرای پروژه استفاده شود، از فعالیت‌های پیش از پروژه، که منجر به تصمیم‌گیری برای شروع پروژه شده، تا فعالیت‌های برنامه‌ریزی و کنترل و نهایتا فعالیت‌های پس از پروژه را در بر می گیرد. در این جا طبق روال مشاوره ایزو 21500 با یکپارچگی و اختصاصی سازیِ روش‌های مدیریت یک پروژه (تصویر زیر) به رویکردی جامع دست خواهیم یافت تا پروژه را به سمت موفقیت سوق دهیم.
بدین ترتیب سازمان پروژه قادر خواهد بود:
- به اهداف پروژه دست یابد.
- در حالی که ریسک ها و منابع مورد نیاز را در نظر می گیرد، محدوده پروژه را در چارچوب محدودیت ها تعریف و مدیریت کند.
- حمایت و پشتیبانی سازمان‌های مشارکت‌کننده در پروژه را بدست آورد. که شامل تعهد از سوی صاحبان منابع، تأمین‌کنندگان مالی، تأمین‌کنندگان، مشتریان، کاربران و سایر ذینفعان خواهد بود.
مدیریت یک پروژه باید دربرگیرنده رویکردی یکپارچه باشد و موارد متنوعی مانند نقش‌ها، رشته‌ها، شایستگی‌ها و عوامل سازمانی و محیطی مؤثر بر موفقیت پروژه را در نظر بگیرد. به هنگام مشاوره ایزو 21500، با توجه به نیازهای سازمان، سطح ریسک، شایستگی افراد و سایر ملاحظات خاص پروژه، رویکرد مدیریت پروژه باید تنظیم و اعمال شده، تعارضات بین سیاست های سازمانی و شیوه های مدیریت پروژه با مشاورتِ حامی پروژه حل و فصل شود.
پیش از بررسی هر کدام از مراحل فوق و به دلیل اهمیت موضوع در مشاوره مدیریت پروژه، به چرخه حیات پروژه از منظر مؤسسه مدیریت پروژه (PMI) نیز می‌پردازیم:
چرخه حیات پروژه
چرخه حیات پروژه مجموعه مراحلی است که یک پروژه از شروع تا تکمیل آن طی می کند. چارچوب اساسی برای مدیریت پروژه را فراهم می کند. این چارچوب صرف نظر از کارهایی که در پروژه انجام می شود، در نظر گرفته می شود. مراحل ممکن است متوالی، تکرار شونده بوده یا همپوشانی داشته باشند. همه پروژه ها را می توان با چرخه حیات عمومی زیر نشان داد.
چرخه حیات پروژه می تواند پیش بینی پذیر (Predictive) یا تطبیقی (Adaptive) باشد. در چرخه حیات پروژه، به طور کلی یک یا چند فاز وجود دارد که با توسعه محصول، خدمات یا نتیجه مرتبط است. و چرخه‌های حیات توسعه نامیده می‌شوند که می‌توانند پیش‌بینی پذیر، تطبیقی، تکراری (Iterative)، افزایشی (Incremental) یا یک مدل ترکیبی (Hybrid) باشند. (مطالعه بیشتر)
بهترین چرخه حیات هر پروژه بر اساس ویژگی های ذاتی پروژه تعیین می شود. چرخه حیات پروژه باید به اندازه کافی انعطاف پذیر باشد تا بتواند به عوامل مختلفی که در پروژه گنجانده شده است بپردازد. در مشاوره مدیریت پروژه بر این مسئله تأکید می‌شود که چرخه حیات پروژه مستقل از چرخه حیات محصولی است که در پروژه تولید می شود. چرخه حیات محصول مجموعه ای از مراحل است که بیانگر تکامل یک محصول، از مفهوم تا تحویل، رشد، بلوغ و در نهایت انقضای آن است.
فازهای پروژه
فاز پروژه مجموعه ای از فعالیت های مرتبط پروژه است که با تکمیل یک یا چند قلم تحویلی به سرانجام می رسد. فازهای یک چرخه حیات را می توان با ویژگی های مختلفی توصیف کرد که برای هر فاز مشخص قابل اندازه گیری و منحصر به فرد باشند. مانند نام، شماره، مدت زمان، منابع مورد نیاز، معیارهای ورود و معیارهای خروج.
استفاده از چند فاز ممکن است بینش بهتری برای مدیریت پروژه ایجاد کند. همچنین فرصتی برای ارزیابی عملکرد پروژه و انجام اقدامات اصلاحی یا پیشگیرانه لازم در مراحل بعدی فراهم می کند.
ایجاد فاز پروژه
فازهای پروژه ممکن است بر اساس عوامل مختلفی از جمله اما نه محدود به موارد زیر که در طول مشاوره ایزو 21500 بررسی خواهند شد، ایجاد شود:
- نیازهای مدیریت؛
- ماهیت پروژه؛
- ویژگی های منحصر به فرد سازمان، صنعت یا فناوری؛
- عناصر پروژه شامل، مانند فن آوری، مهندسی، کسب و کار، فرآیند، یا مقررات
- نقاط تصمیم گیری (به عنوان مثال، تامین مالی، تصمیم به ادامه/ توقف پروژه و بررسی مایل استون‌ها).
درگاه فاز
درگاه فاز (یا بازبینی) در پایان یک فاز برگزار می شود. عملکرد و پیشرفت پروژه با اسناد پروژه و طرح کسب و کار مقایسه می شود که به عنوان نمونه شامل موارد زیر است:
- مورد تجاری پروژه،
- منشور پروژه،
- طرح مدیریت پروژه،
- طرح مدیریت منافع.
در طول مسیر مشاوره مدیریت پروژه، به تعیین چرخه حیات پروژه و محصول تأکید می‌شود تا بتوان نظارت بهتری بر مسیر آن داشت و پروژه را به سمت موفقیت هدایت کرد.
منابع: