بررسی استاندارد ISO 21502:2020 بخش هفتم- آغاز یک پروژه
آغاز یک پروژه – Initiating a project
هدف از شروع پروژه، طرح ریزی پروژه، تعریف سازمان پروژه، بسیج تیم پروژه، تعریف حاکمیت و مدیریت پروژه است. همچنین ذینفعان پروژه شناسایی شده و توجیه پذیری پروژه تأیید می شود. همانگونه که همواره در مشاوره مدیریت پروژه تأکید می شود، درس آموخته های پروژه های پیشین نیز باید در نظر گرفته شود. فعالیت ها می‌توانند در چرخه‌هایی تکراری (iterative) انجام شوند تا زمانی که یک راه‌حل و طرح قابل قبول ایجاد شود و در مراحل بعدی پروژه بتوان آن ها را بیشتر تکرار کرد.
بسیج تیم پروژه
مدیر پروژه باید تیم، امکانات، تجهیزات و سایر منابع مورد نیاز برای اجرای پروژه را بسیج کند. تیم پروژه باید نقش خود و الزامات پروژه، فرضیات، محدودیت ها و ریسک های احتمالی را درک کنند. کار پروژه باید در تیم های چند تخصصی انجام شود و به افرادی واگذار شود که صلاحیت انجام نقش و توانایی ارائه نتایج مورد انتظار را دارند.
رویکرد حکمرانی و مدیریت پروژه
مطابق با مشاوره ایزو 21500 چارچوب حکمرانی و مدیریتی باید برای جهت دهی و روش های کاریِ افراد درگیر در پروژه تعریف شود. چارچوب های حکمرانی و مدیریتی و همچنین کنترل ها باید متناسب با کار و میزان پیچیدگی مورد انتظار باشند. مدیر پروژه با مشورت حامی پروژه باید روشی تعریف کند که در آن پروژه آغاز، هدایت، نظارت و کنترل شده، خاتمه یابد و با الزامات حکمرانی مطابقت داشته باشد. در طی مشاوره مدیریت پروژه موارد زیر لحاظ می شوند:
- چرخه عمر پروژه
- سازمان پروژه، نقش ها و مسئولیت ها
- فرایندها و روش های انجام فعالیت های مدیریتی
- فرآیندها و روش های ارائه خروجی ها و نتایج پروژه
رویکرد مدیریت پروژه را می توان در یک سند واحد، با مجموعه ای از اسناد فرعی، مانند طرح مدیریت ریسک یا کیفیت توصیف کرد.
توجیه پذیری مقدماتی پروژه
توجیه پذیری مقدماتیِ پروژه باید بر اساس مبانی اولیه فعالیت های پیشا پروژه شکل بگیرد. این توجیه پذیری باید در سند کسب و کار (Business Case) مستند شود. سند کسب و کار را می توان در چندین فاز و به همراه پیشرفت کار، به روز رسانی کرد تا تغییرات اساسی در زمینه و محدوده پروژه را منعکس کند.
سند کسب و کار باید نشان دهد که با استراتژی سازمان، توان مالی، دوام تجاری متناسب است و در سطح قابل قبولی از ریسک، قابلیت تحویل دارد. گزینه های جایگزین برای رویکرد منتخب به همراه راه حل باید ارزیابی شده و دلایل رد نیز ارائه شود. در مشاوره مدیریت پروژه مشخص می شود که اگر پروژه ای بخشی از یک برنامه (Programme) باشد، سند کسب و کار آن می تواند در سند کسب و کار طرح گنجانده شود.
برنامه ریزی اولیه پروژه
یک طرح اولیه برای پروژه باید با مایل استون ها و درگاه ها یا نقاط تصمیم گیری بر اساس چرخه عمر پروژه توسعه یابد. و حداقل شامل طرح ریزی با جزئیات برای فاز پیش رو باشد. پیرو موارد مهم در مشاوره ایزو 21500 در صورتی که انتقال خروجی های پروژه (Transition of outcomes) بخشی از آن در نظر گرفته شود، انتقال خروجی ها به عملیات یا مشتری باید لحاظ شود. در مرحله ابتدایی پروژه، این ملاحظات می تواند شامل چندین گزینه باشد که در مراحل بعدی پروژه بیشتر توسعه خواهد یافت.
در اینجا نگاهی فرایندی به آغاز پروژه می‌اندازیم.
از منظر مؤسسه مدیریت پروژه گروه فرایندی آغازین شامل دو فرایند توسعه منشور پروژه و شناسایی ذی نفعان است. در ویرایش سال 2012 استاندارد ایزو 21500، علاوه بر دو فرایند فوق تشکیل تیم پروژه نیز در گروه فرایندی آغازین در نظر گرفته می شد.
این فرآیندها با اخذ مجوز برای شروع پروژه یا فاز، پروژه جدید یا فازِ جدیدی از پروژه موجود را تعریف می کنند. هدفِ این گروه فرآیندی همسو کردن انتظارات ذینفعان با هدف پروژه، اطلاع دادن به ذینفعان از محدوده و اهداف آن، و همچنین بحث در مورد چگونگی مشارکت آنها در پروژه و مراحل مرتبط با آن است که می تواند به اطمینان از برآورده شدنِ انتظارات آنها کمک کند. در اینجا محدوده اولیه تعریف شده و منابع مالی اولیه تعهد می‌شود. ذینفعانی که بر نتیجه کلی پروژه تأثیر می گذارند و تعامل دارند، شناسایی شده. مدیر پروژه اگر پیشتر تعیین نشده باشد منصوب می شود. این اطلاعات در منشور پروژه و سند ثبت ذی نفعان (stakeholder register) ثبت می شود. منطبق با روند مشاوره مدیریت پروژه هنگامی که منشور پروژه تصویب شد، پروژه به طور رسمی مجاز می شود و مدیر پروژه مجاز است منابع سازمانی را برای فعالیت های پروژه به کار گیرد.
مزایای کلیدی این گروه فرآیندی این است که تنها پروژه هایی مجاز به شروع هستند که با اهداف استراتژیک سازمان همسو بوده و برایشان سند کسب و کار، منافع و ذینفعان از ابتدا در نظر گرفته می شوند.
منابع
- استاندارد ISO 21502:2020
- Process Groups: A Practice Guide