استقرار ایزو ۹۰۰۱:۲۰۱۵ در سازمان های کوچک و متوسط – قسمت نهم

 در این سری از مقالات قصد داریم با توجه به منابع علمی موجود و همچنین تجارب گروه مشاوران S.B.C در امر مشاوره ایزو، نکات مهم در خصوص پیاده سازی اثربخش استاندارد مدیریت کیفیت، ISO 9001:2015 را در سازمان های کوچک و متوسط بیان نمائیم. این سری از مقالات به صورت دنباله دار منتشر خواهند شد.

آمادگی برای انطباق با استاندارد در کسب و کارهای کوچک و متوسط

• برای انطباق با استاندارد ISO 9001:2015، شما نیازمند قبول مسئولیت سیستم مدیریت کیفیت درون کسب و کار خود هستید. با این وجود، حین مشاوره ایزو برای توسعه سیستم و عملیاتی شدن آن ، برخی مسئولیت های روزمره می تواند به پرسنل تفویض شود. مسئولیت کلی سیستم همچنان با شما باقی می ماند.
• به شدت توصیه می شود که از همان ابتدا، به کمک شرکت مشاوره ایزو همه پرسنل نسبت به اهداف و مقاصد سیستم مدیریت کیفیت آگاه شوند تا بعدها در کارهای خود به طور موثری درگیر توسعه سیستم شوند. تجربه مشاوره ایزو ثابت کرده است که آگاهی پرسنل از اهداف و مقاصد سیستم مدیریت کیفیت، روند استقرار آن را سرعت می بخشد.
• سیستم مدیریت کیفیت می تواند به صورت نوشتاری ساختار یابد یا به صورت کامپیوتری (مثلا استفاده از خدمات رایانش ابری) برای این منظور می توانید از مشاوره ایزو کمک بگیرید.
• با فرض آن که کسب و کار شما اکنون به طرز موفقیت آمیزی عمل می کند، این نکته از بالاترین اهمیت برخوردار است که کسب و کار فعلی شما می بایست مبنایی برای رسمیت بخشیدن به سیستم مدیریت کیفیت و فرایندهای آن باشد؛ و هر جا شکافی مشاهده شد تا حد امکان آدرس دهی شود و از عملیات حاضر برای رفع آن استفاده گردد. اگر از خدمات مشاوره ایزو استفاده می کنید اطمینان کسب کنید که شرکت مشاور ایزو این موضوع را درک می کند و اجازه ندهید تا برای انطباق با استاندارد، مشاوره ایزو سیستم کاملا جدیدی به جای سیستم فعلی شما پیشنهاد دهد چرا که در صورت ورود یک سیستم کاملا بیگانه از سوی شرکت مشاور ایزو بدون توجه به سیستم داخلی شما، مشکلاتی را در اجرا و نتایج مد نظر شاهد خواهید بود.
• وقتی به کمک مشاوره ایزو در حال طرح ریزی سیستم هستید نباید هیچگونه عجله ای برای طراحی فرایندها و یا مختصرسازی طراحی فرایندها از خود نشان دهید چرا که در غیر این صورت زمانی که مشکلی حین اجرای سیستم یا در ممیزی های بعدی مشخص شود، می بایست برای رفع آن به خانه اول برگردید. همکاری نزدیکی با تیم خود داشته باشید و به صورت صحیح همه فرایندها را درک کنید.
• اگرچه شاهد استاندارد آرامش بخشی هستیم اما نیاز به مدارک و سوابق مستند شده به طور کامل از بین نرفته است. بسیار مفید خواهد بود اگر با کمک شرکت مشاوره ایزو به یک نمودار جریان ساده پایان به پایان برای عملیات سازمانی خود همراه با شاخه های مرتبط هر عملیات دست یابید – به سبک استخوان ماهی- که برای هر مرحله از فرایند پیشرفت کار، ورودی ها، خروجی ها، مراحل تست و آزمون و هرگونه ثبت سابقه مورد کاربرد را نشان می دهد. این نمودارها در جریان ممیزی داخلی به کار می آید همچنین شواهدی قوی برای نشان دادن به ممیزان خارجی فراهم می کند.

 

ادامه در قسمت بعد

 

استقرار ایزو ۹۰۰۱:۲۰۱۵ در سازمان های کوچک و متوسط – قسمت هشتم

 در این سری از مقالات قصد داریم با توجه به منابع علمی موجود و همچنین تجارب گروه مشاوران SBC در امر مشاوره ایزو، نکات مهم در خصوص پیاده سازی اثربخش استاندارد مدیریت کیفیت، ISO 9001:2015 را در سازمان های کوچک و متوسط بیان نمائیم. این سری از مقالات به صورت دنباله دار منتشر خواهند شد.

۸-عملیات

 اقدام اجرایی:

 شما باید به کمک مشاوره ایزو روش های اجرایی را تدوین کنید که راهنمای مواقعی باشد که یک عدم انطباق رخ می دهد و چنین مواقعی که سوابق باید ثبت گردد. سوابق باید شامل منشاء عدم انطباق رخ داده نیز باشد. چه مواقعی دوباره کاری مجاز است و این دوباره کاری چگونه رخ می دهد و در غیر این صورت، چگونه از عدم برگشت مورد نامنطبق به سیستم خود جلوگیری می کنید. همچنین می بایست با کمک مشاوره ایزو این عدم انطباق ها بازنگری شوند تا فرصت برای اتخاذ اقدامات پیشگیرانه به منظور جلوگیری از وقوع مجدد فراهم آید.

 زمانی که شما الزاماتی برای طراحی یک محصول یا خدمت دارید، فرایند از پیش تعیین شده ای که می تواند توسط مشاوره ایزو ارائه شود، وجود دارد که شامل بازنگری مراحل طراحی و توسعه است تا اطمینان کسب شود که طراحی نهایی به طور کامل الزامات کسب و کار یا قرارداد را رعایت می کند. اطلاعات مدون ساده ولی مستند می بایست طی مشاوره ایزو و پیاده سازی آن، طرح ریزی و نگهداری شود تا از رعایت الزامات طراحی و توسعه اطمینان کسب شود.

۹-ارزیابی عملکرد

 در این بند شما می بایست به کمک شرکت مشاوره ایزو به طور کامل همه جنبه های کسب و کار خود را شامل عملکرد اجرایی، سطوح رضایتمندی مشتریان و عملکرد هر یک از تامین کنندگان را مورد ارزیابی قرار دهید.

 این بند همچنین الزاماتی برای ممیزی داخلی و بازنگری مدیریت در مشاوره ایزو فراهم می آورد.

اقدام اجرایی:

 این بند پیشنهاد می دهد که شما مسئولیت ارزیابی عملکرد را بر عهده داشته باشید اما با تیمی متناسب از پرسنل می بایست ممیزی داخلی را بر اساس آموزش های شرکت مشاوره ایزو برای اطمینان از رعایت الزامات به انجام رسانید. نتایج ممیزی داخلی باید بخشی از بازنگری مدیریت شما باشد. اگر نتایج بازنگری مدیریت، همه جنبه های کسب و کار را رضایت بخش نشان می داد آن گاه توسط مشاوره ایزو برای ممیزی داخلی بعدی برنامه ریزی می شود. پس از هر ممیزی، به کمک مشاوره ایزو مشخص کنید که نیازمندی های سیستم برای بهبود چیست، چگونه اجرایی می شود و چگونه به منظور کسب اطمینان از بهبود، پایش می گردد.

۱۰٫ بهبود

این بند در خصوص رویکرد کلی به توجه به فرصت های شناسایی شده برای بهبود است؛ نیازمندی بهبود را طرح ریزی کنید، اجرایی کنید و برای اطمینان از اثربخشی، به کمک مشاوره ایزو آن را پایش کنید.

 اقدام اجرایی:

 شما به عنوان مالک کسب و کار طبیعتاً به طور مداوم در حال بهبود فرایندهای کاری برای افزایش رضایتمندی مشتریان، ماندن در محیط رقابتی و عقد قراردادهای جدید هستید. برای اثبات این موضوع می بایست با همراهی مشاوره ایزو فرایندی طرح ریزی کنید تا نشان دهد که شما از نزدیک درگیر پرسنل، تامین کنندگان و مشتریان هستید تا فرصت های جدید را برای بهبود بیشتر فرایندهای کسب و کار خود شناسایی کنید.

 

 

 

صدور گواهینامه ایزو

ایزو ۵۵۰۰۱:۲۰۱۴، ISO 55001:2014

الزامات سیستم مدیریت دارایی ها

مشاوره ایزو و استانداردهای بین­ المللی امروزه یکی از مهمترین خدمات شرکت­ های مشاوره مدیریت محسوب می­ شود. به طور عام، پس از اتمام مشاوره ایزو سازمان در پی صدور گواهینامه ایزو است. در این سری از مقالات قصد داریم با توجه به تجربیات، مزیت­ های صدور گواهینامه ایزو را برای استانداردهای مدیریتی مطرح بیان نماییم. در این مقاله به استاندارد ایزو ۵۵۰۰۱:۲۰۱۴، ISO 55001:2014 می پردازیم.

مدیریت دارایی ها می تواند مهمترین تاکتیک یک سازمان برای صرفه جویی در زمان، نقدینگی و مشکلات اجرایی باشد. هدف از مدیریت دارایی آن است که دارایی ها برای مواردی استفاده شوند که بیشترین ارزش ممکن را برای سازمان به ارمغان بیاورند. نتایج مدیریت صحیح دارایی ها، افزایش چشمگیر سودآوری و کاهش محسوس بهای هر واحد محصول است. سرپرست مهندسی شرکت SODEXO در مقاله ای با اسم مزایای کمّی مدیریت دارایی ها، تشریح می کند که شرکت مزبور چگونه توانسته است با بکارگیری اثربخش ایزو ۵۵۰۰۱:۲۰۱۴، ISO 55001:2014 به ارزش آفرینی بیشتر دست پیدا کند.

صدور گواهینامه ایزو ۵۵۰۰۱:۲۰۱۴، ISO 55001:2014  الزاماتی را برای یک سیستم مدیریت دارایی ها در زمینه سازمانی مطرح می کند. صدور گواهینامه ایزو ۵۵۰۰۱:۲۰۱۴، ISO 55001:2014 برای هر سازمانی با هر اندازه و نوعی با هر نوع دارایی قابل انجام است.

صدور گواهینامه ایزو ۵۵۰۰۱:۲۰۱۴، ISO 55001:2014 برای جامعه هدف زیر مناسب است:

• سازمان هایی که خواهان بهبود ارزش دارایی های خود هستند؛
• سازمان هایی که قصد دارند یک ساختار بین المللی برای مدیریت دارایی های خود داشته باشند؛

صدور گواهینامه ایزو استاندارد ایزو ۵۵۰۰۱:۲۰۱۴، ISO 55001:2014  ، پس از استقرار مراحل زیر قابل انجام است:

1. صدور درخواست ممیزی از سوی سازمان به C.B
2. ارائه فرم مشخصات از سوی C.B به سازمان
3. تکمیل فرم مشخصات سازمان و ارسال فرم برای C.B
4. ارسال قرارداد ممیزی و صدور گواهینامه ایزو از سوی C.B به سازمان
5. امضای قرارداد و انجام عملیات مالی توسط سازمان
6. برنامه ریزی برای انجام ممیزی در STAGE1 و STAGE 2
7. انجام ممیزی مرحله اول توسط تیم ممیزی C.B
8. انجام ممیزی مرحله دوم توسط تیم ممیزی C.B
9. ارائه گزارش ممیزی از سوی سر ممیز به کمیته مرتبط در C.B
10. جمع بندی و نتیجه گیری در خصوص وضعیت صدور گواهینامه ایزو در کمیته مربوطه
11. ارسال گزارش ممیزی برای سازمان
12. صدور گواهینامه ایزو پس از رفع عدم انطباق های احتمالی و تحویل به سازمان

مزایای صدور گواهینامه ایزو استاندارد ۵۵۰۰۱:۲۰۱۴، ISO 55001:2014 عبارتند از:

بهره گیری از ۵۵۰۰۱:۲۰۱۴، ISO 55001:2014 به سازمان فرصت می دهد تا با استفاده از مدیریت موثر و کارای دارایی ها، به اهداف عینی خود دست یابد. استفاده از این سیستم مدیریتی گارانتی می کند که این اهداف عینی به صورت پایدار و سازگار در طول زمان قابل تحقق هستند.

نکته۱: این استاندارد بین المللی، به طور خاص برای مدیریت دارایی های فیزیکی تدوین شده است، هرچند برای انواع دیگر دارایی ها نیز قابل استفاده است.

نکته۲: صدور گواهینامه ایزو ۵۵۰۰۱:۲۰۱۴، ISO 55001:2014 الزاماتی را برای فعالیت های فنی، مالی یا حسابداری برای مدیریت انواع دارایی ها بیان نمی کند.

 

 

استقرار ایزو ۹۰۰۱:۲۰۱۵ در سازمان های کوچک و متوسط – قسمت هفتم

 در این سری از مقالات قصد داریم با توجه به منابع علمی موجود و همچنین تجارب گروه مشاوران S.B.C در امر مشاوره ایزو ، نکات مهم در خصوص پیاده سازی اثربخش استاندارد مدیریت کیفیت، ISO 9001:2015 را در سازمان های کوچک و متوسط بیان نمائیم . این سری از مقالات به صورت دنباله دار منتشر خواهند شد.

۷٫ پشتیبانی

به طور ساده ، هدف از این بند این است که شما به کمک مشاوره ایزو اطمینان کسب کنید همه آنچه را که برای پیشبرد کسب و کار به صورت موثر لازم است ، در نظر گرفته اید. این بند همچنین الزاماتی را بیان می کند که شما با همراهی مشاوره ایزو اطمینان کسب کنید تیم کاری خود به تعداد متناسبی هستند ، تجربه و مهارت لازم را دارند و منابع مورد نیاز برای انجام فرایندهای کاری در اختیار ایشان است. این تقاضاهای کلی عملیاتی می بایست در طول مشاوره ایزو به طور منظم پایش شوند تا از تداوم اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت اطمینان حاصل آید.

 اقدام اجرایی:

اطمینان کسب کنید که:

– کسب و کار شما با تیم کوچک خود ، قادر به برنامه ریزی تامین نیازمندی ها در این رابطه هستند و شما می توانید مسئولیت های مرتبط را تعیین کنید. (می توانید از تجارب مشاوره ایزو استفاده کنید)

– تجهیزات مورد نیاز و همچنین محیط کاری مورد نیاز برای اجرای فرایندهای سازمان، جزئی از برنامه ریزی نیازمندی های تیم شما هستند. (شرکت مشاوره ایزو می تواند در این خصوص به شما کمک کند)

– شما و تیمتان به عنوان بخشی از این برنامه ریزی، تمام مهارت ها و شایستگی های لازم برای اجرای تعهدات سازمانی را کسب می کنید. شما می توانید با کمک مشاوره ایزو ، از طریق ارتباط مستقیم با مشتریان و سنجش رضایتمندی ایشان از این موضوع اطمینان کسب کنید.

– ضروری است که اطلاعات مدون مورد نیاز خود را به شیوه ای رسمی و با همراهی شرکت مشاوره ایزو مستندسازی کنید . این امر فواید شایانی برای شما دارد، به ویژه برای ممیزی های داخلی، بازنگری های مدیریت و همچنین در ممیزی های خارجی. این مستندات می توانند به صورت ترکیبی از مستندات کاغذی و سوابق کامپیوتری و خلاصه ای از تصمیمات اتخاذ شده باشد.

۸٫عملیات

این بند بسیار شبیه بند ۷ است اما در این زمینه صحبت می کند که شما به کمک مشاوره ایزو چه جنبه های عملیاتی در کسب و کار خود باید مد نظر قرار دهید تا توانایی فراهم آوری محصولات و خدمات را مطابق نیازمندی مشتریان و ارتباطات بعدی با مشتریان داشته باشید. این بند شامل طراحی و توسعه جنبه های عملیاتی، نظیر تحویل محصولات و خدمات است. این موضوع با تدوین روش های اجرایی کنترل و بررسی به منظور اطمینان از انطباق با الزامات و همچنین ثبت سوابق برای تایید انطباق با الزامات اجرایی می گردد. (برای تدوین روش های اجرایی می توانید از مشاوره ایزو استفاده کنید)

 اقدام اجرایی:

– شما و تیمتان می بایست فرایندها را بازنگری کنید و نقاط آزمون یا کنترلی را برای تایید تکمیل مراحل اجرایی هر فرایند، تعیین کنید. همچنین سوابق می بایست برای اطمینان از انطباق هر مرحله از فرایند با الزامات از پیش تعیین شده، ثبت شوند.

ادامه در مقاله بعد

استقرار ایزو ۹۰۰۱:۲۰۱۵ در سازمان های کوچک و متوسط – قسمت هفتم

 در این سری از مقالات قصد داریم با توجه به منابع علمی موجود و همچنین تجارب گروه مشاوران S.B.C در امر مشاوره ایزو ، نکات مهم در خصوص پیاده سازی اثربخش استاندارد مدیریت کیفیت، ISO 9001:2015 را در سازمان های کوچک و متوسط بیان نمائیم . این سری از مقالات به صورت دنباله دار منتشر خواهند شد.

۷٫ پشتیبانی

به طور ساده ، هدف از این بند این است که شما به کمک مشاوره ایزو اطمینان کسب کنید همه آنچه را که برای پیشبرد کسب و کار به صورت موثر لازم است ، در نظر گرفته اید. این بند همچنین الزاماتی را بیان می کند که شما با همراهی مشاوره ایزو اطمینان کسب کنید تیم کاری خود به تعداد متناسبی هستند ، تجربه و مهارت لازم را دارند و منابع مورد نیاز برای انجام فرایندهای کاری در اختیار ایشان است. این تقاضاهای کلی عملیاتی می بایست در طول مشاوره ایزو به طور منظم پایش شوند تا از تداوم اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت اطمینان حاصل آید.

 اقدام اجرایی:

اطمینان کسب کنید که:

– کسب و کار شما با تیم کوچک خود ، قادر به برنامه ریزی تامین نیازمندی ها در این رابطه هستند و شما می توانید مسئولیت های مرتبط را تعیین کنید. (می توانید از تجارب مشاوره ایزو استفاده کنید)

– تجهیزات مورد نیاز و همچنین محیط کاری مورد نیاز برای اجرای فرایندهای سازمان، جزئی از برنامه ریزی نیازمندی های تیم شما هستند. (شرکت مشاوره ایزو می تواند در این خصوص به شما کمک کند)

– شما و تیمتان به عنوان بخشی از این برنامه ریزی، تمام مهارت ها و شایستگی های لازم برای اجرای تعهدات سازمانی را کسب می کنید. شما می توانید با کمک مشاوره ایزو ، از طریق ارتباط مستقیم با مشتریان و سنجش رضایتمندی ایشان از این موضوع اطمینان کسب کنید.

– ضروری است که اطلاعات مدون مورد نیاز خود را به شیوه ای رسمی و با همراهی شرکت مشاوره ایزو مستندسازی کنید . این امر فواید شایانی برای شما دارد، به ویژه برای ممیزی های داخلی، بازنگری های مدیریت و همچنین در ممیزی های خارجی. این مستندات می توانند به صورت ترکیبی از مستندات کاغذی و سوابق کامپیوتری و خلاصه ای از تصمیمات اتخاذ شده باشد.

۸٫عملیات

این بند بسیار شبیه بند ۷ است اما در این زمینه صحبت می کند که شما به کمک مشاوره ایزو چه جنبه های عملیاتی در کسب و کار خود باید مد نظر قرار دهید تا توانایی فراهم آوری محصولات و خدمات را مطابق نیازمندی مشتریان و ارتباطات بعدی با مشتریان داشته باشید. این بند شامل طراحی و توسعه جنبه های عملیاتی، نظیر تحویل محصولات و خدمات است. این موضوع با تدوین روش های اجرایی کنترل و بررسی به منظور اطمینان از انطباق با الزامات و همچنین ثبت سوابق برای تایید انطباق با الزامات اجرایی می گردد. (برای تدوین روش های اجرایی می توانید از مشاوره ایزو استفاده کنید)

 اقدام اجرایی:

– شما و تیمتان می بایست فرایندها را بازنگری کنید و نقاط آزمون یا کنترلی را برای تایید تکمیل مراحل اجرایی هر فرایند، تعیین کنید. همچنین سوابق می بایست برای اطمینان از انطباق هر مرحله از فرایند با الزامات از پیش تعیین شده، ثبت شوند.

ادامه در مقاله بعد

صدور گواهینامه ایزو

ایزو ۱۴۱۰۵:۲۰۱۱، ISO 14105:2011

مدیریت مستندات – مدیریت تغییرات برای سیستم مدیریت مستندات الکترونیک

مشاوره ایزو و استانداردهای بین المللی امروزه یکی از مهمترین خدمات شرکت­ های مشاوره مدیریت محسوب می­ شود . به طور عام ، پس از اتمام مشاوره ایزو سازمان در پی صدور گواهینامه ایزو است . در این سری از مقالات قصد داریم با توجه به تجربیات، مزیت­ های صدور گواهینامه ایزو را برای استانداردهای مدیریتی مطرح بیان نماییم . در این مقاله به استاندارد ایزو ۱۴۱۰۵:۲۰۱۱، ISO 14105:2011 می پردازیم.

صدور گواهینامه ایزو ۱۴۱۰۵:۲۰۱۱ ، ISO 14105:2011  الزاماتی را برای عوامل شناختی، فیزیکی، سازمانی و انسانی قابل استفاده در توسعه، انتخاب و اجرای سیستم مدیریت مستندات الکترونیک (EDMS) ، مطرح می کند.

صدور گواهینامه ایزو ۱۴۱۰۵:۲۰۱۱، ISO 14105:2011  چارچوبی را برای درک مسائل و مفاهیم اساسی عوامل انسانی و سازمانی مرتبط با اجرای سیستم مدیریت مستندات الکترونیک (EDMS) ، فراهم می آورد. در واقع این استاندارد بین المللی، اصول انسانی و ارگونومیک در ارتباط با طراحی و اجرای سیستم مدیریت مستندات الکترونیک (EDMS)، با توجه به مسائل اجرایی و محیطی و آموزش مزایای بهره وری طولانی مدت را تشریح می کند.

صدور گواهینامه ایزو ، استاندارد ایزو ۱۴۱۰۵:۲۰۱۱ ، ISO 14105:2011 ، پس از استقرار مراحل زیر قابل انجام است:

1. صدور درخواست ممیزی از سوی سازمان به C.B
2. ارائه فرم مشخصات از سوی C.B به سازمان
3. تکمیل فرم مشخصات سازمان و ارسال فرم برای C.B
4. ارسال قرارداد ممیزی و صدور گواهینامه ایزو از سوی C.B به سازمان
5. امضای قرارداد و انجام عملیات مالی توسط سازمان
6. برنامه ریزی برای انجام ممیزی در STAGE1 و STAGE 2
7. انجام ممیزی مرحله اول توسط تیم ممیزی C.B
8. انجام ممیزی مرحله دوم توسط تیم ممیزی C.B
9. ارائه گزارش ممیزی از سوی سر ممیز به کمیته مرتبط در C.B
10. جمع بندی و نتیجه گیری در خصوص وضعیت صدور گواهینامه ایزو در کمیته مربوطه
11. ارسال گزارش ممیزی برای سازمان
12. صدور گواهینامه ایزو پس از رفع عدم انطباق های احتمالی و تحویل به سازمان

صدور گواهینامه ایزو استاندارد ایزو ۳۰۰۰۰:۲۰۰۹،  ISO 30000:2009  پس از استقرار استاندارد امکان پذیر خواهد بود. فهرست این استاندارد بین المللی عبارتست از:

• دامنه کاربرد
• واژگان و اصطلاحات
• توصیه هایی برای اجرای موفق EDMS
• کلیات
• مشارکت و ادغام
• برنامه ریزی استراتژیک: استراتژی تغییر سازمانی
• ارزیابی سازمانی
• مدل های جمع آوری اطلاعات
• توافقات فرایندی
• پرسشنامه ها
• مصاحبه ها
• گروه های کانونی
• برنامه مدیریت تغییر
• ارتباطات
• آموزش
• ملاحظات طراحی شغلی
• استفاده از مشاوران
• مدیریت زمان
• تبدیل بایگانی ها
• اهداف و مقاصد پروژه
• قابلیت استفاده
• تجزیه و تحلیل استفاده کاربر نهایی
• معیارهای ارگونومیک برای انتخاب سیستم مناسب EDMS
• کیفیت اساسی
• سازگاری
• سادگی
• انعطاف پذیری
• کنترل کاربر
• پاسخ دهی سیستم
• چک لیست استفاده از نرم افزار
• ارگونومی محل کار
• استفاده از مدیریت تغییر برای موفقیت سیستم مدیریت مستندات الکترونیک

 

استقرار ایزو ۹۰۰۱:۲۰۱۵ در سازمان های کوچک و متوسط – قسمت ششم

 در این سری از مقالات قصد داریم با توجه به منابع علمی موجود و همچنین تجارب گروه مشاوران SBC در امر مشاوره ایزو ، نکات مهم در خصوص پیاده سازی اثربخش استاندارد مدیریت کیفیت ، ISO 9001:2015 را در سازمان های کوچک و متوسط بیان نمائیم. این سری از مقالات به صورت دنباله دار منتشر خواهند شد.

۵-رهبری

این بند به شما به عنوان مالک کسب و کار بر می گردد. با در نظر گرفتن تعهد شما به سیستم مدیریت کیفیت ، بند رهبری تنها نیازمند آن است که با مشاوره ایزو ، به صورت واضح تر در توسعه ، ممیزی ها و بازنگری سیستم دیده شود.

 اقدام اجرایی:

 استاندارد ISO 9000:2015 یک مرجع الزامی است و شامل تمام تعاریف فنی از اصطلاحات مورد استفاده در ISO 9000:2015 است. شما باید اطمینان حاصل کنید که اصطلاحات مورد استفاده در سیستم مدیریت کیفیتی که طراحی می کنید یا با بهره گیری از مشاوره ایزو طراحی می شود، مطابق تعاریفی باشد که استاندارد ISO 9000:2015 تفسیر می کند.

با صرف زمان و جدیت و تعهد، شما کارکنان خود را بدون شک درگیر سیستم مدیریت کیفیت خواهید کرد ، بنابراین تنها باید اطمینان کسب کنید که با بهره گیری از مشاوره ایزو  و یا شرکت مشاوره ایزو همه آنچه مورد نیاز است، مورد توجه شما قرار گرفته است تا این روند و درگیری پرسنل در سیستم مدیریت کیفیت پایدار بماند.

۶-طرح ریزی

هدف این بند رعایت الزاماتی است که از زیربندهای بند ۶ نشأت گرفته است. برخی از این الزامات عبارتند از:

 هنگامی که در حال طرح ریزی سیستم مدیریت کیفیت هستید (با مشاوره ایزو یا خودتان)، هرگونه ریسک و فرصتی که برای کسب و کار شناسایی کرده اید، باید در نظر گرفته شوند. همچنین می بایست با بهره گیری از مشاوره ایزو، فرایندی را برای پایش باید با هدف افزایش اثرات مطلوب، جلوگیری از اثرات نامطلوب و دستیابی به بهبود طراحی کنید.

 همیشه در هر مرحله از توسعه سیستم ها، کنترل کنید که سیستم مدیریت کیفیت شما که طی مشاوره ایزو طرح ریزی شده است، همچنان اهداف در نظر گرفته شده را دنبال می کند یا خیر.

در طرح ریزی خود با کمک مشاوره ایزو و یا شرکت مشاوره ایزو، مشخص کنید که چگونه قصد دارید از مسائل نامطلوبی که پتانسیل آسیب رسانی به عملیات های سازمانی شما را دارند، اجتناب کنید یا کاهش دهید.

از طریق ممیزی ها و بازنگری های خود شما باید اطمینان کسب کنید که ملاحظات برای دستیابی به بهبود، شامل نیازمندی فرایندها و نتایج فرایندها و فعالیت ها در طول پروژه ایزو در نظر گرفته می شوند.

 اقدام اجرایی:

 مجددا منطقی ترین رویکرد برای کسب و کارهای کوچک و متوسط برای طرح ریزی، کار تیمی به رهبری خودتان است. این موضوع با کمک مشاوره ایزو و یا شرکت مشاوره ایزو، برای تایید آن چیزی است که به طور واقعی در حال حاضر انجام می شود، در نظر گرفتن هرگونه شکاف یا مسائل درون سازمانی و در نهایت توافق بر مواردی است که باید  در طی یک سیستم و ساختار رسمی انجام گیرد. برای این منظور کمک گیری از مشاوره ایزو و  انطباق با یک سری مراحل از پیش تعریف شده که مراحل پیشرفت فرایندها را نشان می دهد و هرگونه شکاف یا سکته در سازمان را مشخص می کند، می تواند مفید واقع شود.

صدور گواهینامه ایزو

ایزو ۳۰۰۰۰:۲۰۰۹، ISO 30000:2009

استاندارد کشتی ها و فنون دریایی – سیستم مدیریت بازیافت کشتی – مشخصه هایی برای سیستم مدیریت بازیافت کشتی همراه با تجهیزات ایمن و سازگار با محیط زیست  مشاوره ایزو و استانداردهای بین­ المللی امروزه یکی از مهمترین خدمات شرک ­های مشاوره مدیریت محسوب می­ شود . به طور عام ، پس از اتمام مشاوره ایزو سازمان در پی صدور گواهینامه ایزو است. در این سری از مقالات قصد داریم با توجه به تجربیات، مزیت­ های صدور گواهینامه ایزو را برای استانداردهای مدیریتی مطرح ، بیان نماییم. در این مقاله به استاندارد ایزو ۳۰۰۰۰:۲۰۰۹ ، ISO 30000:2009 می پردازیم.

صدور گواهینامه ایزو ۳۰۰۰۰:۲۰۰۹ ، ISO 30000:2009، الزاماتی را برای یک سیستم مدیریتی مشخص می کند که طی آن، یک مرکز بازیافت کشتی می تواند خط مشی ، اهداف و روش های اجرایی برای بازیافت ایمن و سازگار با محیط زیست را مطابق با استانداردهای ملی و بین المللی توسعه دهد. این استاندارد بین المللی الزامات قانونی مرتبط ، استانداردهای ایمنی و عناصر زیست محیطی که یک مرکز بازیافت کشتی نیاز دارد تا یک بازیافت ایمن و سازگار با محیط زیست را انجام دهد، در بر دارد.

صدور گواهینامه ایزو ۳۰۰۰۰:۲۰۰۹،  ISO 30000:2009 کل فرایند را شامل می شود : پذیرش کشتی برای بازیافت، ارزیابی خطرات روی کشتی ، شناسایی و انطباق هرگونه اطلاع رسانی و الزام در خصوص نحوه بازیافت کشتی ، انجام بازیافت به شیوه ایمن و سازگار با محیط زیست ، انجام آموزش های لازم ، اطمینان از در دسترس بودن هرگونه امکانات لازم رفاهی (کمک های اولیه ، بازرسی های بهداشتی ، غذا و نوشیدنی ها)، ذخیره سازی و فراوری مواد بازیافتی کشتی و مدیریت جریان ضایعات و بازیافت.

صدور گواهینامه ایزو ۳۰۰۰۰:۲۰۰۹ ،  ISO 30000:2009 ، پس از استقرار مراحل زیر قابل انجام است:

1. صدور درخواست ممیزی از سوی سازمان به C.B
2. ارائه فرم مشخصات از سوی C.B به سازمان
3. تکمیل فرم مشخصات سازمان و ارسال فرم برای C.B
4. ارسال قرارداد ممیزی و صدور گواهینامه ایزو از سوی C.B به سازمان
5. امضای قرارداد و انجام عملیات مالی توسط سازمان
6. برنامه ریزی برای انجام ممیزی در STAGE1 و STAGE 2
7. انجام ممیزی مرحله اول توسط تیم ممیزی C.B
8. انجام ممیزی مرحله دوم توسط تیم ممیزی C.B
9. ارائه گزارش ممیزی از سوی سر ممیز به کمیته مرتبط در C.B
10. جمع بندی و نتیجه گیری در خصوص وضعیت صدور گواهینامه ایزو در کمیته مربوطه
11. ارسال گزارش ممیزی برای سازمان
12. صدور گواهینامه ایزو پس از رفع عدم انطباق های احتمالی و تحویل به سازمان

صدور گواهینامه ایزو ۳۰۰۰۰:۲۰۰۹ ،  ISO 30000:2009  برای هر مرکز بازیافت کشتی کاربرد دارد اگر آن مرکز بخواهد:

• یک سیست مدیریت ایمنی و سازگاری با محیط زیست را برای بازیافت کشتی استقرار دهد، اجرا کند، نگهداری کند و بهبود دهد؛
• در خصوص انطباق با سیاست های خود در زمینه ایمنی و محیط زیست اطمینان کسب کند؛
• نشان دهد که با ایزو ۳۰۰۰۰:۲۰۰۹، ISO 30000:2009 منطبق است از طریق تایید انطباق توسط ذی نفعان (مثلا مشتریان) یا شرکت های صدور گواهینامه ایزو

همه الزامات ایزو ۳۰۰۰۰:۲۰۰۹،  ISO 30000:2009  به نوعی طراحی شده است که قابلیت صدور گواهینامه ایزو برای سیستم مدیریتی هر نوع مرکز بازیافت کشتی را داشته باشد.